Claves para escalar la automatización

Muchas empresas inician el camino de la automatización mediante una prueba 
de concepto para luego extenderlo a algunos proyectos piloto. Tras esas primeras 
acciones aparece el estancamiento como si no hubiera más procesos que automatizar.

Esta situación ocurre con mayor frecuencia de lo que se desearía, y es porque las acciones de automatización se han iniciado por acciones tácticas para resolver algunos problemas específicos.
Este enfoque no es necesariamente una mala aproximación, sino diferente. Lo importante es lograr mantener el momentum. Estos resultados tácticos, permiten adquirir conocimiento, entender mejor la tecnología, su complejidad, sus beneficios y limitaciones, y disponer de mejor información para liderar una iniciativa estratégica de automatización que permita un cambio en el modelo de operación de las empresas.

Es importante entender cómo se define una estrategia de automatización, qué elementos la componen, qué principios la regulan, cómo se comunica y cómo se ejecuta. Junto a esa estrategia se debe definir claramente los procesos que van a permitir gestionar todo el ciclo de vida de la automatización y obtener los resultados que se esperan.

Vamos a analizar cuáles son los elementos que impiden el crecimiento y cómo tratar de solventarlos.

La automatización se enfoca como solución táctica

Puede ocurrir que las empresas acometan uno o dos proyectos porque exista una consigna de automatizar, de mejora puntual para un proceso, o por la imposibilidad de contratar mano de obra. Sin embargo, no hay una reflexión previa y se conciben como pruebas de concepto, cuando deberían ser pilotos para solventar algunas tareas o procesos específicos.

Una vez se han hecho estas pruebas, es necesario reflexionar sobre la estrategia de automatización.

  • Se debe definir la visión que se tiene sobre la automatización.
  • Establecer los criterios que permiten segmentar
  • Conocer cuáles son los procesos que se van a automatizar y sus principios rectores
  • Establecer los objetivos de negocio que se busca satisfacer con la automatización.
  • Saber qué tecnología es la más escalable.
  • Definir los roles y responsabilidades para gestionar todo el ciclo de automatización
  • Metodología que se va a emplear,
  • Capacidades de las que vamos a disponer
  • Cómo se va a definir el modelo de servicio a todos los procesos automatizados.

Un roadmap definido que se monitoriza, se corrige y se evoluciona es una de las claves para mantener una visión de futuro

No hay más procesos a automatizar

La ausencia de procesos puede ser causada por varios motivos, uno de ellos es que la automatización se plantea como un proyecto técnico y no como un cambio operativo destinado a obtener un conjunto de beneficios.

Si la dirección de la empresa plantea objetivos retadores de eficiencia y mejora de resultados a las áreas de negocio, es una palanca importante para fomentar la identificación de procesos.

Por otro lado, se pueden lanzar acciones proactivas desde el área de automatización para transmitir los beneficios. Son procesos susceptibles de automatizar que pueden ayudar a cambiar el esquema mental de los gestores.

Por último, un proceso rápido de cribado de oportunidades de automatización facilita la identificación temprana de procesos, obteniendo información sobre el potencial de automatización y la facilidad de automatizar.

Complejidad técnica

Las soluciones de RPA e AI son herramientas adicionales dentro de todas las soluciones de las que dispone el departamento de tecnología. El conocimiento de las soluciones evita discusiones del tipo “RPA no vale si hay cambios”, “No funciona con muchas excepciones”, “No es segura”, “,” Es una chapuza lo bueno es integrar con APIs o microservicios”, etc.

Conocer la tecnología y sus capacidades de integración con otras permite seleccionar la solución más adecuada para cada proyecto.

Sin alianzas suficientes

Las iniciativas de automatización no tienen el apoyo y alineamiento necesario para lograr los objetivos que se persiguen.

Para ello es necesario el soporte desde la dirección y de los siguientes departamentos:

  • Innovación o Transformación Digital: para linear el cambio empresarial y servir de punto de unión del resto de áreas de la empresa.
  • Áreas de negocio o corporativas: que son los que necesitan la automatización para lograr los objetivos retadores de eficiencia.
  • Tecnología y sistemas: para que hagan suyos los procesos y apliquen métodos agiles para lograr los objetivos.
  • Seguridad: para que entiendan bien las características de las soluciones y establezcan las políticas adecuadas y alineadas con la iniciativa de automatización.

Resistencia al Cambio

Las personas tienen miedo y por ello se resisten al cambio. Se apoyan en la cultura de la empresa, sobre todo porque suele ser poco dinámica. Hay que vencer esa resistencia al cambio ya que las personas tienen miedo a su futuro, a no saber o poder adaptarse, a ver una amenaza en la tecnología, etc.

Para vencer esos miedos la iniciativa de automatización debe ir acompañada por un proyecto de gestión del cambio a todos los niveles que se apalanque en la formación, la comunicación y el apoyo para lograr un modelo de operación ejecutado por personas, robots y algoritmos.

Disponer de capacidades

A veces las acciones de automatización son iniciativas de una sola persona. Si ésta abandona la empresa la iniciativa muere por ausencia de empuje. Ocurre tanto en la dirección del proyecto, como en las capacidades técnicas. Si la deficiencia está en las capacidades técnicas, es importante definir la estrategia de sourcing y decidir si éstas iniciativas se van a ejecutar con personal interno o expertos externos que refuercen las capacidades de la empresa.

Claves para escalar las iniciativas de Automatización

  • Tener una estrategia global de automatización.
  • Priorizar la automatización de los procesos correctos (Potencial y Facilidad).
  • Elegir las soluciones técnicas que mejor se adapten a los procesos de la empresa y a la estrategia de automatización.
  • Avanzar en madurez y usar AI/ML para automatizar y optimizar procesos.
  • Tener el soporte de stakeholders claves e implicación de TI para que cumplan los objetivos retadores del Negocio.
  • Complementar las iniciativas de automatización con proyectos de gestión del cambio. La transformación digital no solo es una transformación tecnológica, es de la cultura y de las personas.
  • Formación de capacidades y estrategia de Sourcing.

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