La automatización de procesos es esencial en la optimización de la operación empresarial moderna. Sin embargo, hay errores que se comenten en las iniciativas de automatización que pueden afectar gravemente a su éxito. Aquí detallamos los errores más comunes y cómo evitarlos, para asegurar el éxito en tu programa de automatización.
1. Falta de Objetivos Claros
Uno de los errores más comunes que cometen las empresas es no definir metas claras antes de implementar soluciones de automatización. Sin una dirección y estratégica específica, es difícil medir el éxito o el retorno de la inversión. Acciones tácticas pueden resolver problemas concretos, pero carecen de visión a medio y largo plazo
Solución: Define una estrategia de automatización con metas medibles y alcanzables que guíen la iniciativa de automatización. Asegúrate de que estas metas estén alineadas con la estrategia general de la empresa.
2. Automatizar procesos inadecuados
Las empresas a menudo intentan automatizar procesos sin un análisis de su viabilidad y continuidad. Procesos no estables, poco documentados, complejos, con mucha necesidad de intervención humana no siempre son los más adecuados a automatizar.
Solución: Automatiza aquellos procesos que sean estables tanto en los flujos de trabajo como los sistemas que les dan soporte, que estén claramente definidos tanto su “camino feliz” como sus excepciones, que sean repetitivos y requieran eficiencia. Deja las tareas que requieren juicio humano para ser ejecutadas manualmente.
3. Ignorar las Necesidades de los Interesados
Un error grave es no involucrar a las partes interesadas clave en el proceso. Los usuarios responsables de los procesos son los que probablemente se resistirán si no se sienten valorados.
Solución: Involucra a todos los interesados desde el inicio, recogiendo sus comentarios y preocupaciones para asegurar que las soluciones se alineen con sus expectativas. Esto incluye no solo a las áreas de negocio sino al departamento de TI.
4. Descuidar la Gestión del Cambio
Las empresas a menudo no proporcionan suficiente formación e información a sus empleados ni gestionan adecuadamente el cambio cuando se introducen procesos automatizados. Esto puede llevar a la resistencia y a una adopción deficiente.
Solución: Implementa un plan integral de gestión del cambio que incluya capacitación continua y soporte al personal para que puedan adaptarse sin problemas a los nuevos procesos.
5. No Monitorizar ni Actualizar los Procesos Automatizados
Es fácil asumir que una vez implementado, un sistema de automatización funcionará indefinidamente sin problemas. Sin embargo, no monitorizar el rendimiento y actualizar los procesos a medida que cambian las necesidades o sistemas puede causar problemas.
Solución: Monitoriza regularmente los procesos automatizados y actualiza los procesos cuando sea necesario para asegurar que sigan siendo efectivos.
6. Elegir las Herramientas Incorrectas
Con la gran cantidad de herramientas de automatización disponibles, elegir la incorrecta puede llevar a problemas de integración y eficiencia.
Solución: Investiga a fondo las opciones disponibles, prioriza herramientas que se ajusten a tus necesidades y realiza pruebas piloto antes de la implementación completa. Piensa en soluciones empresariales de automatización de procesos, no solo de tareas.
7. No disponer de niveles de servicio en los procesos automatizados
Es común automatizar procesos, pero sin una definición clara de los niveles de servicio. Los responsables de los procesos no tienen una idea clara de cuando van a estar ejecutadas sus transacciones, ni pueden definir prioridades entre los procesos.
Solución: Define los niveles de servicio con las áreas de negocio responsables de los procesos y emplea soluciones de orquestación que permitan priorizar los procesos y gestionar la capacidad de los robots para cumplir los niveles de servicio.
8. No aprovechar la capacidad de los robots
Habitualmente los procesos se ejecutan según eventos de calendario, determinados días y horas especificas sin tener en cuenta la el número de transacciones que es necesario realizar. Esto hace que tengamos valles con robots ociosos o picos que los robots no pueden satisfacer. Al final redunda en un mal uso de las licencias y en una insatisfacción de las áreas de negocio.
Solución: Implementa soluciones de pago por uso que permitan una gestión dinámica de los robots para así cumplir con los niveles de servicio y cubrir las necesidades de capacidad de operación de los procesos de negocio.
9. Falta de medición del ROI
La automatización sin una visión empresarial puede hacerla fracasar. La mejora de la eficiencia de los procesos
Solución: Define indicadores específicos y medir el ROI antes y después de la implementación de cada proceso y de la iniciativa global de automatización. El retorno no solo es monetario, puede ser que determinadas automatizaciones nos eviten multas, eliminen errores, posibiliten negocio que con procesos manuales serian inviables, etc.
10.Descuidar la seguridad
Muchas iniciativas de automatización no contemplan los elementos de seguridad de manera global. Entre otros están la segmentación de entornos, la seguridad de red, la seguridad de las credenciales que emplea el robot para acceder a los diferentes sistemas, la gestión de certificados digitales cuando hay que relacionarse con la administración, la seguridad de los datos que maneja el robot, la no alteración de los logs del robot, etc
Solución: Implica a tu departamento de seguridad para que analice que riesgos supone la automatización y establecer un plan claro para gestionarlos. La automatización no debe introducir nuevas amenazas de seguridad .
Autor: Marcos Navarro Alcaraz (Info)
Experto en automatización de procesos
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